Privacyverklaring
In deze privacyverklaring informeert Stichting De Vaste Burcht (hierna DVB genoemd) u over de wijze waarop DVB persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden zij persoonsgegevens verwerkt, wat uw rechten zijn als DVB persoonsgegevens van u verwerkt en andere informatie die te maken heeft met de wijze waarop zij omgaat met persoonsgegevens. Het gaat hierbij om persoonsgegevens van alle relaties van DVB, verkregen via verschillende aanmeldprocessen als donateur, als nieuwsbriefontvanger of als overige geïnteresseerde.
Wat zijn persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een natuurlijke persoon zeggen. Bijvoorbeeld naam, e-mailadres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een natuurlijke persoon herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens.
Stichting De Vaste Burcht
DVB is gericht op een juiste en zorgvuldige wijze van verzamelen en verwerken van persoonsgegevens van donateurs, nieuwsbriefontvangers en overige geïnteresseerden. De Vaste Burcht verwerkt hun persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wetgeving ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). DVB is verantwoordelijke in de zin van de AVG. Wilt u hierover contact opnemen met DVB, gebruik dan de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.
Welke persoonsgegevens verzamelt De Vaste Burcht en wat wordt er mee gedaan
DVB verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie hebben of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld donateurs, nieuwsbriefontvangers en andere geïnteresseerden. DVB verzamelt alleen persoonsgegevens uit uw eigen aanmelding of registratie.
De categorieën persoonsgegevens die De Vaste Burcht verwerkt zijn:
- Persoonlijke gegevens (naam, geslacht, (e-mail)adres, telefoonnummer)
- Financiële gegevens (IBAN, betaalgegevens)
DVB verzamelt en verwerkt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Deze doeleinden zijn: het beheren van de donateursadministratie en de financiële administratie, het ontvangen van donaties, het voeren van actie voor donateurs- en fondsenwerving en het gericht informeren over activiteiten en bijeenkomsten.
Donateurs
DVB verwerkt uw naam, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, relatienummer en financiële gegevens voor:
- Het beheren van de donateursadministratie
- Het beheren van de financiële administratie
- Donateurs- en fondsenwerving
- Het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen voor activiteiten en bijeenkomsten.
- Statistisch onderzoek (geanonimiseerd)
Vrijwilligers
DVB verwerkt uw naam, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, relatienummer, financiële gegevens en de vrijwilligersfunctie binnen DVB voor:
- Het beheren van het vrijwilligersbestand
- Het organiseren van de diverse kantoorwerkzaamheden
- Het beheren van de financiële administratie
- Donateurs- en fondsenwerving
- Het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen voor activiteiten en bijeenkomsten.
- Statistisch onderzoek (geanonimiseerd)
Nieuwsbriefontvangers
DVB verwerkt uw naam, geslacht, e-mailadres, datum van registratie, relatienummer en leesgedrag van nieuwsbrieven voor:
- Het verzenden van mailings waar u zich voor hebt aangemeld
- Donateurs- en fondsenwerving
- Statistisch onderzoek (geanonimiseerd)
Deelnemers aan werkvakanties
DVB verwerkt uw naam, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, relatienummer en financiële gegevens voor:
- Het organiseren van reis en verblijf in relatie tot het betreffende project
- Het beheren van de financiële administratie
- Donateurs- en fondsenwerving
- Het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen voor activiteiten en bijeenkomsten.
- Statistisch onderzoek (geanonimiseerd)
Overige geïnteresseerden
Bij informatieaanvragen of aanmeldingen voor bijeenkomsten voor geïnteresseerden verwerkt DVB alleen persoonsgegevens die voor dat doel noodzakelijk zijn. Het gaat hierbij om uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres voor:
- Het verzenden van de door u aangevraagde informatie
- Het gericht verzenden van informatie over een bijeenkomst waar u zich voor hebt aangemeld
- Donateurs- en fondsenwerving
Hoe lang bewaart De Vaste Burcht uw persoonsgegevens
DVB bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld.
De bewaartermijn voor persoonsgegevens is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Zo moeten bepaalde persoonsgegevens (zo-als naam en adres van donateurs en andere giftgevers) op grond van wettelijke voorschriften verplicht zeven jaar worden bewaard. Nadat uw persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd.
Hoe gaat De Vaste Burcht om met beveiliging, vertrouwelijkheid en externe partijen
Wij zijn ons ervan bewust dat persoonsgegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan. Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen DVB of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt.
DVB heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Wie kan er bij uw persoonsgegevens
Binnen DVB worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt door de leden van het bestuur. Alleen de secretaris kan de persoonsgegevens inzien en wijzigingen aanbrengen.
Alle bestuursleden zijn geïnstrueerd over een zorgvuldige wijze van omgaan met persoonsgegevens.
Bij elk proces van verwerking van persoonsgegevens komt menselijk handelen te pas. DVB maakt geen gebruik van automatisch verwerkte gegevens op basis van profilering of van enig andere manier van geautomatiseerde besluitvorming.
Uitwisseling van persoonsgegevens met externe partijen
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de activiteiten van DVB en worden dus niet gedeeld met externe organisaties, tenzij de betrokken relaties daar zelf expliciet toestemming voor geven of tenzij er een gerechtvaardigd doel wordt gediend met het inschakelen van externe dienstaanbieders.
Persoonsgegevens worden gedeeld met dergelijke externe dienstaanbieders voor het faciliteren van de donateurs- en financiële administratie, het verzenden van magazines en andere post en digitale mailings, het beheer van (mail-)servers, hosting van de website e.d.
Wanneer DVB persoonsgegevens laat verwerken door externe dienstaanbieders (volgens de AVG een Verwerker), hebben DVB en de verwerker duidelijke afspraken gemaakt over het verwerken en de beveiliging van de persoonsgegevens (vast-gelegd in een zgn. verwerkersovereenkomst).
Wat zijn uw rechten
De AVG geeft mensen meer zeggenschap over hun persoonsgegevens. Volgens de AVG heeft u verschillende rechten als het gaat om uw persoonsgegevens die DVB verwerkt:
- het recht van informatie (daar dient deze privacyverklaring voor)
- het recht van inzage
- het recht van correctie
- het recht van verwijdering
- het recht om toestemming in te trekken
U kunt op elk moment een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens doen, of u kunt uw toestemming intrekken m.b.t. het gebruik van deze gegevens.
Wanneer u aangeeft niet langer (via een bepaald medium) te willen worden benaderd, dan zal DVB u daarvoor afmelden en uw persoonsgegevens niet langer gebruiken voor dat doel. Zo’n verzoek kunt u indienen per e-mail aan de secretaris: info@devasteburcht.nl of via postadres Otterloseweg 251, 7351 TB Hoenderloo.
Op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u voorbeeldbrieven voor dergelijke verzoeken. Houd er rekening mee dat DVB in sommige gevallen om aanvullende informatie kan vragen om uw identiteit vast te stellen.
Houd er tevens rekening mee dat DVB in verband met wettelijke verplichtingen (zoals bewaartermijn voor de financiële administratie) niet alle persoonsgegevens onmiddellijk mag verwijderen.
