Fraudeprotocol

Begripsomschrijving onbetamelijk gedrag:

Onder “onbetamelijk gedrag” worden verstaan alle handelingen en uitingen die indruisen tegen hetgeen ons in Gods’ woord wordt voorgehouden om een eerlijk, deugdzaam en oprecht leven te leiden. De term “onbetamelijk” moet worden verstaan in brede zin: fraude, corruptie, samenspanning en verder alles wat hierbij in de buurt komt is inbegrepen. Wij verstaan hieronder ook uitingen en gedragingen die voor Christenen ongepast worden geacht.

Fraude kan worden omschreven als administratieve valsheid en bedrog, het ontduiken van voorschriften en het opzettelijk benadelen van de eigen organisatie of die van de contractpartner voor eigen gewin. Bij gebleken fraude zal het bestuur overgaan tot het informeren van de kring van begunstigers.

Corruptie kan worden omschreven als verdorven gedrag in gemeenschap met – of jegens derden, het trachten iemand zodanig te beïnvloeden dat tegenprestaties worden geleverd die anders niet zouden zijn verkregen.

Samenspanning kan worden omschreven als in gemeenschap met derden beramen van boosaardige plannen, al of niet gericht tegen de eigen organisatie of die van de contractpartner.

Onbetamelijk kan worden omschreven als gedrag of uiting die ongepast is in het algemeen, maar voor Christenen in het bijzonder.

Maatregelen om onregelmatigheden te voorkomen

Onregelmatigheden kunnen voorkomen binnen stichting “De Vaste Burcht”, maar ook bij onze buitenlandse partners. Om misstanden binnen onze stichting te voorkomen zijn wij gespitst op:

  1. Het accuraat en nauwkeurig werken, met andere woorden: ”Geen werk blijft liggen”. Correspondentie, ontvangstbevestigingen bij giften, archiveren van de correspondentie en het bijwerken van de boeken (vrijwel op dagbasis) verkleint de kans op onregelmatigheden; 
  2. Alle inkomende- en uitgaande correspondentie wordt gedeeld met twee andere bestuursleden; 
  3. In de eerste week van enig jaar is het jaarverslag inclusief de jaarrekening gereed voor beoordeling. Deze wordt ter controle en verificatie getoetst door de penningmeester, waarna deze in de jaarvergadering wordt besproken. Deze vindt meestal plaats in februari of maart van dat jaar. Het jaarverslag en de jaarrekening wordt integraal gepubliceerd op de website. 
  4. In onze 40-jarige bestaansgeschiedenis heeft nimmer enige onregelmatigheid plaatsgevonden. 
  5. Bij gebleken fraude wordt de samenwerking beëindigd.

Onregelmatigheden bij buitenlandse partnerorganisaties

Onregelmatigheden bij onze buitenlandse partnerorganisaties dienen op een andere wijze te worden voorkomen. Hierbij hebben we rekening te houden met grote verschillen in cultuur, onderwijs en levensomstandigheden.

Cultuur

De inwoners van India leven in een duidelijk collectivistische samenleving, hetgeen inhoudt dat de familie, groep of streek prevaleert boven hen die daar buiten staan. Bovendien moet worden gecorrigeerd voor de woordkeuze: ontkenningen zijn ongebruikelijk. Teneinde een onbevangen oordeel te kunnen vormen, zorgen we zoveel mogelijk voor vergelijkingsgegevens die niet door onze partners zijn verstrekt.

Voor onze buitenlandse partnerorganisaties zijn er geen geschreven richtlijnen om behoorlijk bestuur te omschrijven. Een ieder – ook in het buitenland – weet hoe te handelen, en hoe wij optreden bij vermoede onregelmatigheden.